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12.08.2022

Hybrid Event | Heraus­forderungen und erfolgreiche Umsetzungen

Im Jahr 2021 waren hybride Veranstaltungen besonders beliebt. Laut einer aktuellen GBTA-Studie wollen mehr als 65 % der Veranstalter in diesem Jahr mehr Hybrid-Events durchführen.
Eine erfolgreiche Durchführung von Hybrid-Events umfasst komplexe Parameter, die bereits im Vorfeld berücksichtigt werden müssen, insbesondere wenn es sich um ein neues Veranstaltungsformat handelt.

Um Ihren Teilnehmern, dem Publikum und Ihnen selbst das bestmögliche Qualitätserlebnis zu bieten, sollten Sie die Fallstricke kennen und wissen, wie Sie sie vermeiden können.

Eine der ersten Überlegungen sollte sich mit der technischen Plattform befassen, auf der die Hybrid-Veranstaltung übertragen werden soll, sowie mit der Verbindung. Haben Sie die Möglichkeit des Fernzugriffs für Ihr Publikum, oder nur eine App-Version? Möchten Sie, dass die Teilnehmer miteinander interagieren können? Plattformen, die es sowohl den Live-Teilnehmern als auch den Online-Zuschauern ermöglichen, über dieselbe Plattform miteinander in Verbindung zu treten, haben sich als wertvoll erwiesen. Wenn Sie das Nutzerverhalten Ihres Publikums nachverfolgen wollen, muss dies ebenfalls im Voraus bedacht werden. Sie können die Verweildauer auf Ihrer Veranstaltungsseite verfolgen, aber auch den Standort oder das Klickverhalten.

Sehr wichtig für jede hybride Veranstaltung ist die Qualität der Wi-Fi-Verbindung, ihre Geschwindigkeit sowie die Audio- und visuelle Ausrüstung vor Ort. Achten Sie darauf, qualitativ hochwertige Geräte zu verwenden und führen Sie vorher einen Qualitätscheck durch. Versuchen Sie, eine Festnetzverbindung zu nutzen, damit Sie während der Übertragung unabhängig von internetbezogenen Problemen sind.

Die Einweisung der Redner und Moderatoren Ihrer Veranstaltung in den technischen Aufbau sollte obligatorisch sein. Ein Leitfaden für den Aufbau, den Sie ihnen zukommen lassen, ist hilfreich.

Online- und Live-Teilnehmer. Dies sind zwei Paar Schuhe, und es kann nicht genug betont werden, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Bedürfnisse beider Seiten erfüllt werden. Wenn Sie Ihr Online-Publikum zu schnell verlieren, weil Sie sich auf Ihr Live-Publikum konzentriert haben, hat die hybride Veranstaltung ihre Funktion völlig verloren. Versuchen Sie, Ihr Online-Publikum zu binden, indem Sie Tools wie Chat-Möglichkeiten, Online-Fragen und Antworten, Breakout-Räume, Chat-Räume, Umfragen, Abstimmungsmöglichkeiten und vieles mehr anbieten. Dies im Hinterkopf zu behalten und umzusetzen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hybrid-Veranstaltung.  Was für ein Live-Publikum funktioniert, funktioniert für das Online-Publikum nicht auf die gleiche Weise. Halten Sie Ihre Inhalte und Präsentationen kurz, prägnant und fesselnd. Verteilen Sie Ihre Veranstaltung auf mehrere Tage mit kürzeren Sitzungen, anstatt zu lange Sitzungen an einem Tag zu planen. Gönnen Sie Ihren Teilnehmern Pausen, damit sie sich vernetzen und Ihre Live- und Online-Breakout- und virtuellen Chaträume nutzen können.

Der nächste Punkt, den Sie vermeiden sollten, ist, dass Sie nicht genügend Zeit für die Proben einplanen. Allein die Tatsache, dass Sie sowohl eine Live- als auch eine Online-Veranstaltung durchführen werden, erfordert spezielle Proben, sowohl für die Technik und die Beleuchtung als auch für die Redner auf der Bühne.

Die Werbung für die hybride Veranstaltung sollte klar kommunizieren, dass es sich um eine solche Veranstaltung handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile einer hybriden Veranstaltung hervorheben (z. B. Zeit und Ort der Teilnahme spielen keine Rolle, benutzerfreundlich von zu Hause aus, corona confirm und digitales Engagement) und Ihr Publikum mit qualitativ hochwertigen Bildern und Texten im Vorfeld einfangen. Nutzen Sie Social-Media-Plattformen und Ihre Website, Artikel und Pressemitteilungen, um Ihre Veranstaltung entsprechend zu bewerben. Wenn Sie planen, einen Zeitplan zu veröffentlichen, vermeiden Sie es, diesen nicht ausreichend zu bewerben. Geben Sie Updates zu Ihrem hybriden Veranstaltungsprogramm, schreiben Sie persönliche Kurzzusammenfassungen über die Redner, die auf Ihrer Veranstaltung sprechen werden, und denken Sie schließlich über nützliche Hashtags nach, die während der Veranstaltung verwendet werden können, um Ihr eigenes Werbepublikum über soziale Medien aufzubauen.