Chat GPT im Projektmanagement

Um von ChatGPT eine möglichst genaue Antwort zu erhalten und mit dem Produkt so zielgerichtet wie möglich zu interagieren, ist es wichtig, die Fragen oder Befehle so exakt wie möglich zu stellen. Die sogenannten Prompts, die dafür in die Eingabezeile eingegeben werden, sind kurze Anweisungen, Textfragmente oder Fragen, die dazu dienen, die Konversation mit einem KI-Tool wie ChatGPT besser zu lenken. Daher ist es unabdingbar, sich nach dem ersten Vertraut machen mit dem KI-Tool auch eingehender mit der Formulierung der Prompts zu beschäftigen.

Allgemein gilt:

• Je präziser du deinen Befehl formulierst, desto exakter wird ChatGPT antworten.
• ChatGPT ist dein Dialogpartner. Je mehr Kontext ChatGPT zur Verfügung steht, desto klarer wird dein Befehl ausgeführt.
• Versuche sprachlich klar und genau zu formulieren und vermeide zu lange Sätze mit verschiedenen und zu komplex formulierten Unterpunkten.
• Rückfragen können dir dabei helfen, noch konkretere Antworten zu erhalten.
• Schreibe, was der Chatbot dir sagen soll, nicht, was er dir nicht sagen soll.
• ChatGPT versteht zwar deutsch, ist aber viel besser auf Englisch trainiert. (nutze zur Not ein Übersetzungstool wie DeepL)
• Auch die Tonalität oder der Schreibstil, die Wortanzahl oder das Alter des Rezipienten deines späteren Textes können von ChatGPT beachtet und auf deine genaue Anweisung hin textlich entsprechend berücksichtigt werden.

Wenn wir nun also zurückkommen zur Frage, wie wir im Projektmanagement-Alltag von ChatGPT profitieren können, lassen sich folgende Punkte hilfreich durch KI-Tools optimieren:

• Erstellung von Projektplänen und -abläufen
• Erstellung von Statusberichten
• Korrektur von Texten oder Verträgen
  Übersetzungsarbeiten
• Zusammenfassen von Transkripten oder anderen Texten
• Erstellung von Kommunikationsplänen
• Berichterstattung, Erstellung von Protokollen und Projektzusammenfassungen
• Erstellung von Schulungs- oder Onboarding-Materialien
• Voice-Over-Texterstellung oder das Erstellen von Social-Media-Inhalten sind für Firmen ein nicht zu unterschätzender Mehrwert, der mit einer hohen Zeitersparnis der Mitarbeiter einhergeht.

Auch wenn all diese nützlichen Funktionen von ChatGPT unser Projektmanagement in manchen Aufgaben erleichtern und Zeit einsparen kann, sollte jedem klar sein, dass ein KI-Tool wie ChatGPT die wichtigsten Aufgaben nicht erfüllen kann.

Vor allem die Kommunikation und der Umgang mit Kunden, Partnern und Dienstleistern können bislang nur unsere Projektmanagerinnen erfüllen. Für unser Urteilsvermögen, das auf jahrelanger Erfahrung basiert, oder unser menschliches Bauchgefühl, unsere Intuition, die auf Menschen im Raum, oder Situationen, in denen wir uns befinden, entsprechend reagiert und ggf. Alarm schlägt, kann ChatGPT kein Ersatz sein. Und zu guter Letzt braucht es immer noch jemanden, der die Prompts an die KI schickt und weiß, was aus der gelieferten Antwort wirklich von Nutzen ist und was nicht.

Die Intuition ist per Definition unsere Fähigkeit Entscheidungen schnell treffen zu können oder Einsichten zu erhalten, ohne unseren Verstand hinzuziehen zu müssen und rationale Schlussfolgerungen zu ziehen. Ein diffuses körperliches Gefühl, Menschenverstand oder das Bauchgefühl können Körperempfindungen sein, die auch im Projektmanagement eine immens wichtige Rolle spielen, gerade bei komplexen Projekten mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Beteiligten und deren Bedürfnissen. Da kann uns ChatGPT derzeit noch kein verlässlicher „Dienstleister“ sein, sondern sollte eher als Unterstützung im Prozess angesehen werden.

Aber wer weiß schon, was die Zukunft noch alles bereithält.